会计日记账：指南

日记账中的常见错误有哪些，如何避免它们？错误会发生，但及早发现错误可以节省您的时间和减轻以后的压力。别着急；定期审查您的条目以确保准确性；并将您的所有收据、发票和其他文件保存在一个集中位置，以便您更轻松地验证每个交易。考虑使用会计软件来自动化日记账流程的各个方面，并在错误恶化之前标记出来。在高绩效组织中，平均 58% 的月度日记账分录是自动化的。

以下是企业在记录交易时可能会犯的一些常见错误，以及避免这些错误的一些实用方法。

混淆借方和贷方您可能会不小心从应记入的账户中扣款，反之亦然。例如，客户支付了发票，但您不是借记“现金”和贷记“应收账款”，而是进行撤销。现在您的现金账户不正确，您的应收账款没有反映支付。

为避免这种情况，请仔细检查哪些账户应该增加或减少。如果您不确定，请仔细考虑基本规则：费用和资产在增加时被借记，而负债、权益和收入被贷记。

忘记记录交易交易可能根本不会进入您的日记账。例如，您用现金支付办公用品，但忘记记录购项。

为确保您的所有交易都得到正确记录，请养成跟踪所有内容的习惯。采取一些措施，例如保存所有收据，并定期与您的银行账户核对，以发现您可能遗漏的任何内容。

使用错误的账户您可能记录了交易，但将其归类到错误的账户下。例如，您为办公室购买了新家具，并将其记录为“办公用品”，而不是“办公设备”或固定资产账户。现在，您的记录并不能反映您长期资产的真实价值。

请务必熟悉您的会计科目表。如果您不确定某项交易的归属，请检查或创建常见交易的快速参考文档。

输入错误的金额在记录交易金额时，您可能会输入数据错误。例如，您向客户开具了 5,000 美元的发票，但在记录支付时，您不小心键入了 500 美元。现在您的应收账款看起来太高了。

为避免这种情境，请始终对照源文档仔细检查金额 - 无论是发票、收据还是合同。提前执行此操作可以节省以后的修复时间。

对同一笔交易记录两次您可能会意外地将一笔交易记入日记两次。（当您进行多任务处理或使用重复记录时，可能会发生这种情况。）例如，您今天记录了客户的支付，然后明天看到相同的电子邮件通知，因此您再次记录了它。

为避免任何重复，请保留一个将交易标记为“已输入”的系统。会计软件通常会标记重复的条目，这可能会很有帮助。

缺少描述您可以记录了交易，但未包括简要说明。例如，一个条目只显示“调整”，没有细节。当其他人查看它（或者您在几个月后重新访问它）时，他们可能不理解它的含义，您可能也不记得它。

确保始终添加有关交易内容的简短说明 — 足以提醒您或其他任何人为什么记录此项。

缺少调整条目您可能忘记调整折旧、应计或预付款的条目。例如，您预先支付了一年的保险费，但忘记在 12 个月内分配费用。在第一个月结束时，您的保险费用看起来太高了。

为避免这种情况造成的不准确，请为月末或年终任务创建清单。包括常见的调整，这样您就不会忽略任何内容。

忽略支持文件您可能会记录与实际交易不匹配的内容，因为您没有检查源文档中的详细信息。例如，您记录了 1,000 美元的销售，因为这是您记忆中的大概数字，但发票实际上显示 1,050 美元。

确保在记录日记账时始终参考支持文件。人们经常凭大脑记忆来记录，而这就是错误发生的原因。